Porque empresas não sabem como seus espaços são usados

Durante muito tempo, o espaço corporativo foi tratado como uma infraestrutura estática: um endereço fixo, um conjunto de mesas, salas e áreas comuns que simplesmente “existiam” para suportar o trabalho. As decisões sobre esse espaço raramente eram questionadas. Ele estava lá, funcionava — ou parecia funcionar — e isso bastava.

O problema é que o mundo do trabalho mudou, mas a forma como as empresas observam seus espaços não acompanhou essa transformação.

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Hoje, muitas organizações operam com um paradoxo silencioso: investem milhões em metros quadrados, manutenção, energia e serviços, mas não sabem, de fato, como esses espaços são utilizados no dia a dia. Não sabem quando estão cheios, quando estão vazios, quais áreas são essenciais e quais existem apenas por inércia histórica.

Essa cegueira não nasce da falta de interesse. Ela nasce da forma como o espaço foi culturalmente posicionado dentro das empresas.

O escritório sempre ocupou um limbo organizacional. Não é claramente responsabilidade do RH, que olha para pessoas e cultura. Não é prioridade da TI, focada em sistemas e segurança digital. Tampouco está no centro da agenda financeira, onde custos são analisados de forma agregada, não comportamental. Facilities, por sua vez, foi historicamente empurrado para um papel operacional, distante das decisões estratégicas.

O resultado é previsível: decisões espaciais tomadas com base em percepções fragmentadas, reclamações pontuais ou comparações genéricas de mercado. Poucas empresas conseguem responder com segurança perguntas simples, mas estratégicas: quantas pessoas realmente utilizam o escritório ao longo da semana? Quais espaços sustentam colaboração e quais apenas consomem recursos? Onde existe escassez real e onde há desperdício estrutural?

O trabalho híbrido não criou esse problema — ele apenas o tornou visível. Ao quebrar a rotina fixa de presença, revelou que muitos escritórios nunca foram plenamente utilizados. Eles apenas pareciam ocupados porque ninguém media.

Quando dados reais entram em cena, o espaço deixa de ser um cenário e passa a ser um sistema observável. Comportamentos se tornam padrões. Intuições viram evidência. E decisões deixam de ser defensivas para se tornarem estratégicas.

Empresas que conseguem enxergar o uso real de seus espaços não apenas reduzem custos. Elas ganham clareza. E clareza, em ambientes complexos, é uma vantagem competitiva poderosa.

Sobre a Neowrk

Na Neowrk, o espaço corporativo deixa de ser invisível.Com o Neo.Office e a neo.AI, empresas passam a ter dados reais e contínuos sobre uso, ocupação e conforto, transformando ambientes físicos em inteligência estratégica para decisões mais seguras e eficientes.