Gestão Estratégica de Uso e Ocupação ou Strategic Occupancy Management (SOM): 5 dicas essenciais para profissionais de Facilities

A gestão estratégica de ocupação ou Strategic Occupancy Management (SOM) é a habilidade que profissionais de facilities precisam para planejar atividades correlacionadas ao uso e ocupação dos espaços, implementar estas ações ao longo do tempo, monitorar os resultados e agir com rapidez para garantir a saúde e bem-estar dos colaboradores com eficiência.

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Um gestor capacitado e com ferramentas corretas, vai muito além do cumprimento de regras pré-estabelecidas para distribuição de mesas de trabalho segundo metragem estabelecida pela ABNT ou ainda do acompanhamento de agendamentos de salas de reunião, que aliás nunca se realizam. Podemos dizer que a gestão estratégica de ocupação extrapola até mesmo a calibragem perfeita dos equipamentos com a manutenção preventiva e preditiva em dia. Isso tudo porque nós seres humanos nos movimentamos no tempo e no espaço de forma dinâmica e nos readequamos rapidamente a situações diversas, portanto, manter uma sala a 21 graus desocupada é um desperdício de energia e água, e ninguém quer gastar dinheiro limpando um banheiro que não foi usado. Implementar um sistema que propicie a gestão estratégica de ocupação ajuda a evitar esse tipo de ineficiência.

Cinco dicas essenciais para gestão estratégica de ocupação para quem é facilities:

1. Alinhar-se a Estratégia de Negócios A gestão de espaços não é uma atividade isolada e restrita a facilities. Para ser eficiente, ela deve fazer parte da agenda da diretoria e ser tratada de forma multidepartamental, afinal irá afetar a todos, sem exceção. Dito isso, objetivos de negócios, cultura e valores devem estar integrados ao SOM para que haja um crescimento lucrativo e sustentável, sem sustos.
   

2. Implementar tecnologia compatível com Workplace Analytics Você só consegue gerenciar o que consegue monitorar. Nada pior do que estar em uma reunião e não ter fatos que o ajudem a sustentar uma idéia. Ter acesso a informações sobre comportamentos dos ocupantes de forma fácil e alinhado à LGPD, é fundamental. Vale a pena acrescentar que, tão importante quanto os dados, é a capacidade do profissional de analisar as informações como: com que frequência as pessoas utilizam os espaços físicos, para propor idéias que irão impactar positivamente na operação. Implemente um processo que abrace a inovação,  atualize-se sobre softwares, SaaS, HaaS, Data Management Systems. 
   

3. Melhorar da Experiência do Funcionário todos os dias Tenha um bom plano de ocupação. Faça o lig-ponto entre o comportamento dos usuários e o desempenho dos itens de infraestrutura disponíveis, de forma consistente pois isso irá ajudá-lo a compor um ambiente de trabalho compatível com a necessidade dos colaboradores. Lembre-se que flexibilidade é a ordem do momento, portanto, o workplace management deve ser fácil e prático de modo a permitir criar espaços que promovam a colaboração e bem-estar, atendendo necessidades dinâmicas.
   

4. Otimize os Espaços com Dados Reais Elimine a subjetividade, esteja respaldado por dados, para identificar espaços subutilizados, super utilizados ou mal utilizados. Isso permite evoluir o uso e a ocupação dos espaços constantemente e criar layouts mais eficientes, consolidar áreas de escritórios, adaptar-se de maneira dinâmica com foco no retorno do investimento. 
   

5. Planejar a Longo Prazo Acompanhe os relatórios e identifique tendências para que possa prever necessidades futuras de espaço, considerando o crescimento da equipe, possíveis fusões ou aquisições, bem como a evolução das tendências de trabalho. Revisite o item (1) ou seja, leve esta informação para a diretoria e crie um círculo virtuoso. Assim você facilities irá ajudar de fato a organização a tomar decisões estratégicas sobre locações, renovações de contratos e investimentos em serviços, produtos ou até mesmo imóveis.

Em resumo, a gestão estratégica de ocupação é uma abordagem completa e possível baseada na capacidade de extrair o melhor do binômio tecnologia e talento humano para garantir que os espaços físicos de uma empresa sejam um ativo valioso, e não apenas um custo. Ela busca maximizar a eficiência, a funcionalidade e o valor do portfólio imobiliário, enquanto apoia a cultura e os objetivos da organização.

A pergunta que fica é: Você está preparado para implementar esses cinco pontos? Compartilhe sua experiência e vamos continuar essa conversa!

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